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《 刘忆先老师 【有Power也有Point的简报设计】创办人暨师道联盟新秀讲师 》
用“遮罩法”处理死板的统计表
在商务简报的场合里，图表资料常是我们会遇到的简报类型，今天我们便针对常见的“统计表”，运用“遮罩法”及动画设定来进行视觉改善。
首先，我们看一下要处理的统计表如下，这是劳动部当年统计全国各产业使用外劳的数据表格，当时我要对公司董事长进行简报，说明我们公司（电子科技业）要引进哪一国的外劳比较好？但这样的一份原始统计表，实在不适合直接呈现在简报上，因为资料量实在太多，根本无法聚焦，比方说，要在瞬间找出用外劳最多的产业，即使您的视力再好，应该也要花点功夫吧？更甭说您的老板可能还有老花眼，对他们来说就更吃力啦….
接下来我分享当时我是怎么处理这一张统计表，并且用简报提供我身为幕僚的专业建议，就是我们到底选哪一国的外劳比较好？然后好的原因是哪些？
如果有时间，我建议第一步先从重新制作图表开始，只要善用Ctrl、Shift、Alt个热键组合，其实花不了太多时间，但让每一个资料格都变成物件后，接下来我们对这张简报的设计弹性就大大提高了，因为我们可以针对每一个物件、群组加上遮罩、动画，让简报能够搭配我的口语表达依序呈现。（将每一资料格都用矩型物件重新制作，善用热键可大幅加速制作时间）
这一张简报主要讲的事情有以下几点：
1.目前中华民国用外劳最多的产业。
2.我们身为电子科技业，这个产业用外劳的比例又是多少？
3.单看电子科技业，把各国外劳比例作进一步统计。
4.接下来就是人资建议要选哪一国的外劳？
5.选这一国外劳的优点有哪些？
以下实际用图片来做说明：
1.目前中华民国用外劳最多的产业，是“金属相关，占26.79％”。（运用遮罩，将“金属相关”进行聚焦）
2.电子科技业，这个产业用外劳的比例又是多少？
（一样运用遮罩，将“电子科技”进行聚焦）
3.单看电子科技业，把各国外劳比例作进一步统计。
（3.1其他资料设定“消失”动画，只留下“电子科技”）
（3.2进一步“电子科技”用各国外劳的比例，可以发现菲律宾外劳占了65％）
4.接下来就是人资建议要选哪一国的外劳？
（再制作一张圆形遮罩，聚焦在“菲律宾”）
5.选择菲律宾外劳的优点有三个？
（菲律宾官方语言是英语，沟通相对容易）
（根据政府资料显示，很多菲律宾外劳都有来过台湾）
（而来台湾的菲律宾外劳，根据统计资料，很多都选择电子科技业）
这是您身为幕僚的专业建议，至于老板是否选择您的建议，则是她/他的行政决策权，您不能去干涉，但只要您不是特别不受老板“喜欢”（简而言之就是“黑”啦…），不然像这种庶务类的行政事项，只要您能跟老板说得清楚明白，除非有特别原因，相信大部分的老板都会选择尊重幕僚的建议，老板不需要特别花时间在这些执行事项上伤脑筋，因为大方向的政策面已经够他们烦啦…
下面是我用简报录影的方式，搭配讲解呈现这张简报，让各位可以透过影片，更清楚了解动画布局状况，请您参阅以下影片：
本文经刘忆先老师授权刊登