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《 劉憶先老師 【有Power也有Point的簡報設計】創辦人暨師道聯盟新秀講師 》
用「遮罩法」處理死板的統計表
在商務簡報的場合裡，圖表資料常是我們會遇到的簡報類型，今天我們便針對常見的「統計表」，運用「遮罩法」及動畫設定來進行視覺改善。
首先，我們看一下要處理的統計表如下，這是勞動部當年統計全國各產業使用外勞的數據表格，當時我要對公司董事長進行簡報，說明我們公司（電子科技業）要引進哪一國的外勞比較好？但這樣的一份原始統計表，實在不適合直接呈現在簡報上，因為資料量實在太多，根本無法聚焦，比方說，要在瞬間找出用外勞最多的產業，即使您的視力再好，應該也要花點功夫吧？更甭說您的老闆可能還有老花眼，對他們來說就更吃力啦….
接下來我分享當時我是怎麼處理這一張統計表，並且用簡報提供我身為幕僚的專業建議，就是我們到底選哪一國的外勞比較好？然後好的原因是哪些？
如果有時間，我建議第一步先從重新製作圖表開始，只要善用Ctrl、Shift、Alt個熱鍵組合，其實花不了太多時間，但讓每一個資料格都變成物件後，接下來我們對這張簡報的設計彈性就大大提高了，因為我們可以針對每一個物件、群組加上遮罩、動畫，讓簡報能夠搭配我的口語表達依序呈現。（將每一資料格都用矩型物件重新製作，善用熱鍵可大幅加速製作時間）
這一張簡報主要講的事情有以下幾點：
1.目前中華民國用外勞最多的產業。
2.我們身為電子科技業，這個產業用外勞的比例又是多少？
3.單看電子科技業，把各國外勞比例作進一步統計。
4.接下來就是人資建議要選哪一國的外勞？
5.選這一國外勞的優點有哪些？
以下實際用圖片來做說明：
1.目前中華民國用外勞最多的產業，是「金屬相關，佔26.79％」。（運用遮罩，將「金屬相關」進行聚焦）
2.電子科技業，這個產業用外勞的比例又是多少？
（一樣運用遮罩，將「電子科技」進行聚焦）
3.單看電子科技業，把各國外勞比例作進一步統計。
（3.1其他資料設定「消失」動畫，只留下「電子科技」）
（3.2進一步「電子科技」用各國外勞的比例，可以發現菲律賓外勞佔了65％）
4.接下來就是人資建議要選哪一國的外勞？
（再製作一張圓形遮罩，聚焦在「菲律賓」）
5.選擇菲律賓外勞的優點有三個？
（菲律賓官方語言是英語，溝通相對容易）
（根據政府資料顯示，很多菲律賓外勞都有來過台灣）
（而來台灣的菲律賓外勞，根據統計資料，很多都選擇電子科技業）
這是您身為幕僚的專業建議，至於老闆是否選擇您的建議，則是她/他的行政決策權，您不能去干涉，但只要您不是特別不受老闆「喜歡」（簡而言之就是「黑」啦…），不然像這種庶務類的行政事項，只要您能跟老闆說得清楚明白，除非有特別原因，相信大部分的老闆都會選擇尊重幕僚的建議，老闆不需要特別花時間在這些執行事項上傷腦筋，因為大方向的政策面已經夠他們煩啦…
下面是我用簡報錄影的方式，搭配講解呈現這張簡報，讓各位可以透過影片，更清楚瞭解動畫佈局狀況，請您參閱以下影片：
本文經劉憶先老師授權刊登